Strategie Vincenti
Come aumentare la propria EFFICACIA ed EFFICIENZA nell’uso dell’EMAIL del 62% in meno di 17 MINUTI
Non riesco più ad immaginare la mia vita senza email, questa estate durante le mie vacanze mi sono imposto di non consultare la mia posta elettronica (nemmeno via cellulare) per 2 settimane. Confesso che ho dovuto sforzarmi per riuscirci e sebbene questa esperienza mi abbia insegnato che in realtà non è che mi mancasse direttamente qualcosa, è anche vero che in quel momento non stavo lavorando, nè producendo qualcosa, nè socializzando.
E poi è pure vero che ormai l’email esiste ed usarla ha cambiato totalmente il modo di comunicare. E’ un pò come l’automobile: perchè farne a meno ?
In questa fase della mia vita sono molto attivo su diversi fronti:
- Dayjob: ho iniziato un nuovo lavoro
- Strategie Vincenti: mi impegno a scrivere con una certa regolarità e di creare i miei primi prodotti
- Ho lanciato ProgettiOnline.com
- Voglio conoscere on- e offline ulteriori persone con interessi affini ai miei
questo comporta che devo ottimizzare tantissimo il mio tempo, visto che – come per tutti – le mie giornate sono costituite soltanto da 24 ore 🙂
Per tutte le attività elencate qui sopra uso l’email, è per questo che ho deciso di finalmente finire un ebook che avevo iniziato e poi quasi subito abbandonato esattamente un anno fa.
Nell’uso quotidiano che ho della posta elettronica, ho notato che la maggior parte delle persone usa questo mezzo in modo molto inefficiente ed inefficace, perciò ho raccolto in un ebook gratuito tutte le mie strategie vincenti.
Come anteprima ti propongo un breve video ove ti espongo come attivare in Outlook la notifica automatica di fuori sede, che non è utile soltanto quando sei fuori ufficio per lavoro oppure ferie, ma pure quando sei in una riunione oppure se hai bisogno di un paio di ore di concentrazione senza interruzioni: attiva la notifica automatica e fai sapere che per 2 ore non ci sei e non potrai nè leggere le email, nè rispondere al telefono.
[flashvideo file=http://strategievincenti.net/wp-content/uploads/Outlook-notifica-fuori-sede.mp4 /]
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Quali trucchi usi TU per aumentare la tua efficacia ed efficienza nell’uso dell’email ?
Condividi gli accorgimenti che adotti nei commenti qui sotto.
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Anche per me l’email è fondamentale e può farmi recuperare (o perdere!) un sacco di tempo.
Ecco alcune delle mie attuali abitudini:
– i miei collaboratori sanno che non sono sempre davanti al pc e che per urgenze devono usare il telefono. Questo mi permette di scaricare la posta solo 2-3 volte al giorno e di svuotare la mia inbox ogni volta.
– ho imparato ad usare (sia su Outlook, sia su Gmail) i tasti di scelta rapida
– rispetto (quasi sempre) la politica delle “cinque frasi” http://five.sentenc.es/
– cerco di evitare “conversazioni” via email (con risposte su risposte che durano giorni) e per queste preferisco il telefono o Skype
– quando faccio una richiesta cerco di individuare le opzioni e cosa il collaboratore dovrà fare nei vari casi (se sì, fai questo – se no, fai quest’altro), così riduco le email di risposta
– uso una cartella/etichetta per le email di cui aspetto risposta, che rivedo ogni settimana
– non uso altre cartelle, ma cerco nelle email con Google Desktop
Il mio metodo rispetto alla gestione delle email si fonda principalmente sull’uso “esteso di Gmail ed intendo:
– centralizzare tutti gli account di posta elettronica che ho su un’unica utenza Gmail
– utilizzo “pesante” dei filtri e delle etichette di Gmail
– utilizzo degli addon di firefox per Gmail (es. quelle che ti permettono di utilizzare il GTD applicato a Gmail, ecc)
– filtraggio al mattino della prima ondata di posta attraverso lo smartphone utilizzando i tempi morti che vanno dalla sveglia all’uscita di casa
Come abitudine anche io come Andrea, utilizzo Skype per evitare le code alle discussioni via email.
Per me tutto questo è indispensabile dovendo lavorare con e per la “tecnologia” e dovendo gestire e sincronizzarmi col mio staff che è (quasi) sempre in mobilità.
L’utilizzo cmq dello smartphone per la gestione della posta (push) consente notevoli ottimizzazioni ma rappresenta talune volte anche una pesante intromissione nella vita privata: occorre anche qui utilizzare un metodo (e ribadisco metodo) e un poco di determinazione. (es. in alcune fasce orarie, il telefono è off o diversamente lo silenzio e lo guardo solo la sera prima di spegnerlo).