Email: EFFICIENZA

Cinque consigli per un uso più efficiente della posta elettronica.

1) Disabilita la ricezione automatica della posta
A meno che tu sia il responsabile del Servizio Postvendita di un’azienda, non è necessario che tu scarichi la posta in modo compulsivo ogni 5 minuti.
Avere il programma di posta impostato alla ricezione automatica delle email ogni 10 minuti, significa avere una potenziale distrazione 6 volte all’ora ! Se è impostata ad ogni minuto, tale potenziale di distrazione sale addirittura a 460 volte al giorno !!!
Guarda le email che hai ricevuto nella settimana passata, cosa sarebbe cambiato se tu avessi scaricato la posta soltanto ogni 2 ore o addirittura soltanto 2 volte al giorno (alla mattina presto e dopo pranzo) ?
Prova a disattivare del tutto la ricezione automatica della posta ( con Outlook: Menù STRUMENTI -> OPZIONI -> tab CONFIGURAZIONE DELLA POSTA -> bottone INVIA/RICEVI -> togli la spunta da “Pianifica invio/ricezione automatica ogni XX minuti” ) e visto che ci sei, disattiva anche la ricezione automatica quando invii un messaggio. A questo punto decidi a priori quando vuoi scaricare la posta, in questo modo sarai tu che decidi quando vuoi focalizzare la tua attenzione su di essa e non verrai distratto per esempio dall’arrivo di una nuova mail che richiede le ennesime informazioni urgenti, ma di priorità bassa. Focalizzati sulle cose importanti.
Prova per una settimana ad impostare un’intervallo più lungo, alla fine valuta se ti ha portato delle conseguenze negative. Se sì, riduci di nuovo un pochino l’intervallo; se no, aumentalo di un altro pò e rivaluta alla fine della settimana successiva. Continua questo processo fino a che hai scoperto il tuo limite massimo.

2) Processa la posta in ingresso in stile GTD
Le mail della posta in arrivo vanno processate, senza alcuna pietà, in perfetto stile Getting Things Done.

3) Sii onesto con te stesso
Se in verità sai già che non risponderai ad una mail, levatela dalle scatole subito: archiviala oppure cancellala. Il senso di colpa causato dal non averle risposto non sarà inferiore fra 2 mesi. Concentrati sul 20% che conta e lascia perdere il 80% che non conta.

4) Sii conciso
Vieni subito al punto. Ci metti meno tempo tu a scrivere la mail e hai più probabilità che i destinatari leggano tutte le informazioni importanti, aumentando così la tua efficacia.

5) Usa i modelli/template
Se hai dei testi o delle risposte che ricorrono, usa dei modelli (alcuni programmi li chiamano “template”) in cui hai già salvato il testo standard. In questo modo non dovrai ex novo riscrivere l’intero messaggio o cercare l’ultimo messaggio simile per fare un copia&incolla, ma ti sarà sufficiente adattare o integrare le informazioni personalizzate.

Nel prossimo articolo descriverò invece alcuni suggerimenti su come aumentare l’efficacia dei messaggi di posta elettronica.

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