Strategie Vincenti
GTD: l’archivio
Nel GTD di David Allen l’archivio rappresenta un elemento molto importante: in esso devono finire soltanto documenti che non presuppongono un’azione da parte nostra e che vogliamo conservare per futura consultazione; inoltre l’archivio deve essere di facile consultazione e unico.
Il tipo di archiviazione più semplice in assoluto consiste nell’usare un sistema alfabetico: per il mio archivio di casa ho preso un 
classico raccoglitore tipo DOX con dentro i separatori alfabetici (per intenderci, quelli tipo rubrica telefonica) e lì dentro archivio tutte quelle carte che non presuppongono alcuna azione, ma che voglio conservare per futura consultazione. E devo dire che l’introduzione di questo archivio è stato un grande successo, perchè in esso hanno trovato finalmente una degna collocazione tutta una serie di carte che erano sparse in diverse pile in giro per la casa: sulla libreria a fianco della scrivania nello studio, sul comodino a fianco al letto e nel mobiletto in bagno (per quando ci si deve rilassare). In queste pile di carte si trovano articoli stampati dal web e poi letti e sottolineati, articoli strappati da riviste e giornali, depliant, istruzioni di software, lettere etc. Tutte queste carte una volta lette, o finivano di nuovo sotto alla stessa pila, o sulla pila nello studio, in attesa che io mi inventassi qualcosa per dove metterle.
Da quando invece ho introdotto il mio Archivio Alfabetico è stata una liberazione, perchè non appena ho finito di leggere il documento, lo aggraffetto in alto a sinistro, lo buco con la perforatrice, gli scrivo in matita in alto a destra una-due parole chiave (tipo tag) e lo archivio sotto la lettera della prima parola chiave che ho scritto. Naturalmente anche all’interno della sezione di ogni lettera, l’archiviazione avviene in ordine alfabetico. Così per esempio l’articolo “GTD introduzione” verrà archiviato dopo “GTD archivio”.
Qualora dovesse capitarmi per le mani qualcosa che non ha il classico formato A4 del raccoglitore, come per esempio un articolo di un giornale (che potrebbe essere più largo o più alto di un foglio A4), oppure come un appunto o una cartolina (che potrebbero essere più piccoli di un A4), io li incollo su un foglio A4 bianco. Nel caso di articoli che sono grandi, piego la parte sporgente dal foglio e poi lo archivio come qualsiasi altro documento.
Tutto questo per me è diventato un rito, l’archiviazione stessa mi dà un piccolo brivido di soddisfazione, perchè mi rendo conto che non semino più in giro della carta e ho la certezza che quando vorrò riconsultare tale documento lo troverò in un baleno, perchè anche se non ricordo esattamente sotto quale parola chiave ho archiviato il documento, non saranno più di due o tre le differenti combinazioni possibili e quindi i posti dove cercarlo. Così per esempio l’articolo “GTD introduzione” potrebbe trovarsi sotto la “G” di GTD, la “I” di introduzione o la “A” o la “D” di David Allen, per questa ricerca nel raccoglitore impiego al massimo 10 secondi, ora provate ad andare in giro per la mia casa e cercare l’articolo nelle mie pile di carta…
L’ultimo punto importante da sottolineare affinchè il sistema sia efficace e sia veramente di facile consultazione, è che sia posizionato in un punto in cui lo possiate consultare soltanto allungando un braccio, altrimenti si crea una barriera di pigrizia tra voi e l’utilizzo dell’archivio, sia nel momento dell’archiviazione, sia nel momento della consultazione. Per questo motivo io l’ho posizionato nella libreria subito a fianco della mia scrivania nello studio.
Un alternativa al raccoglitore è l’archivio con le cartelle sospese, abitudine che è forse un pò più americana che europea. Personalmente la trovo più comoda se si hanno grosse quantità di informazioni da archiviare e soprattutto grandi spazi a disposizione. Sul lavoro infatti uso il sistema delle cartelle sospese, ma a casa preferisco il sistema del raccoglitore, anche perchè esso ha l’importante caratteristica di essere facilmente espandibile a piacere: è sufficiente aggiungere un raccoglitore, spostare alcune delle ultime lettere dall’ultimo raccoglitore a quello nuovo ed infine aggiornare la scritta sul dorso del raccoglitore (per sapere sempre quale lettere sono contenute in ciascun raccoglitore).
Vi consiglio di provarlo, tutto ciò di cui avete bisogno è soltanto:
- un raccoglitore
- i separatori alfabetici (ve li potete fare tranquillamente da sè con dei cartoncini, oppure provvisoriamente attaccate dei post-it con la lettera in questione)
- una graffettatrice
- una perforatrice
vi assicuro che non vorrete più tornare indietro.
Provatelo per 30 giorni, poi decidete se il sistema funziona e vi piace o se necessita degli aggiustamenti.
Dopo questo periodo di prova, mi piacerebbe ricevere i vostri feedback di come è andata, se vi siete trovati bene oppure no, se avete trovato dei personali accorgimenti che per voi funzionano meglio.
Fatemi sapere tutto ciò nei commenti di questo articolo.
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Ciao Alexander,
io ho realizzato il mio archivio GTD con la cassetta IKEA (modello TRISSA: href=”http://www.ikea.com/webapp/wcs/stores/servlet/ProductDisplay?topcategoryId=15561&catalogId=10103&storeId=10&productId=74367&langId=-4&categoryId=15776&chosenPartNumber=40105632″ ) dove inserisco le mie carte A4 di coltello, all’interno delle introvabili cartelline con il lembo (le ho trovate, dopo estenuanti ricerche su href=”http://www.ebottega.it/scheda.asp?sito=esselte&cat=251&id=701130″ ).
Le cartelline con i lembi le etichetto (con l’etichettatrice automatica, ovviamente) per “Area di interesse” e poi per argomento (es. “MANUTENZIONE – Lavori casa” oppure “USCITE – Telecom”, ecc.).
Il vantaggio è la eccezionale rapidità di archiviazione (non serve bucare i fogli e per prendere una cartella ci vuole un millisecondo), l’unico problema è che se la scatona non è piena, le cartelle tendono a scivolare, forse si protrebbe risolvere usando delle cartelle sospese come contenitori.
Ciao,
Marco
PS: bella idea un blog italiano su GTD. Mi piacerebbe qualche scambio di idee su i SW GTD in circolazione (es. GTD Outlook add-in, Plan Plus, ecc.)
Ho letto la proposta di Marco di utilizzare il contenitore IKEA e le cartelline con i lembi, ma non ho capito come sono fatte queste “cartelline con i lembi”. 🙂
Il link che Marco indica non funziona più.
Per quanto riguarda la categorizzazione e il raggruppamento del materiale da archiviare, trovo che sia molto difficile trovare un sistema adatto a tutti gli scopi.
Per i documenti di difficile categorizzazione, un sistema “cronologico” penso sia da valutare attentamente. In fondo è facile ricordare più o meno quando abbiamo archiviato un documento. Una precisione esatta non è necessaria perchè non archiviamo tutto. Non è sempre facile, invece, ricordarci il “tag”.
Ciao Paolo,
ognuno crea il proprio sistema di archiviazione migliore a seconda di cosa e quanto deve archiviare. Il sistema di archiviazione cronologico mostra i suoi limiti quando c’è una grossa quantità di documenti che vengono archiviati.
Per quanto riguarda la “tag” essa serve esclusivamente per quando fai una ricerca “a memoria”, in quanto se usi un sistema digitale di indicizzazione (come per esempio ho descritto nell’articolo Come unire l’archivio cartaceo e quello digitale), hai la possibilità di cercare, oltre nelle tags, anche all’interna di una frase che descrive il documento.
alexander
[…] la prima volta, vuoi iscriverti al mio feed RSS. Grazie della visita !Nell’articolo “GTD: l’archivio” ho parlato di come implementare un archivio cartaceo e dell’importanza nel Getting […]
Per i documenti di difficile categorizzazione, un sistema “cronologico” penso sia da valutare attentamente. In fondo è facile ricordare più o meno quando abbiamo archiviato un documento. Una precisione esatta non è necessaria perchè non archiviamo tutto. Non è sempre facile, invece, ricordarci il “tag”.
Direi che invece è esattamente il contrario. La semplicità e genialità dei “tag” sta proprio nel fatto che puoi al massimo ricercare il documento facendo tre o quattro errori ma non di più. Ricordarsi invece la cronologia… beh ho i brividi!!! Poi ovviamente tutto è legato anche alla quantità di materiale.
@Antongiulio
il tuo commento mi confonde: prima sembri favorire il sistema cronologico argomentando che non è sempre facile ricordarsi il tag, poi decanti il potere del tag.
Comunque a mio avviso non è possibile generalizzare, ogni caso dovrebbe essere analizzato singolarmente, in quanto dipende da cosa bisogna archiviare, quali quantità, quanto spesso bisogna consultare i documenti archiviati, dalla forma mentis dell’utilizzatore etc…
ciao
alexander
[…] extra riservati ai membri registrati. Ti ringrazio per la visita !Nell’articolo “GTD: l’archivio” ho parlato di come implementare un archivio cartaceo e dell’importanza nel Getting […]
Salve, sono ancora in fase di studio del GTD e chiedo: se raccolgo tutto ciò che ho in casa per archiviarlo come potrei fare (presupponendo un’alta incapacità informatica):
1) per oggetti ingombranti (cataloghi ecc.)
2) attualmente archivio (senza GTD) i documenti personali (bollette, documenti casa, banca ecc.). Usare l’archivio alfabetico significherebbe avere documenti di tipologia diversa (per es. ENEL, GAS, doc. banca ecc.) all’interno di lettere diverse?
Scusami ma sin da quando ho letto il libro di Allen ho avuto difficoltà nel come applicare alcune parti.
ciao
Paolo G.
Ho due domande :)…Una è: Come si gestisce un’ampia libreria con testi quali: romanzi, saggi, testi accademici di nessun progetto in corso (ad esempio ho concluso un esame e mi è rimasto un libro di una materia che può essermi utile quando mi sarò laureato)? Vanno nell’Archivio o nella lista ‘materiale di riferimento’? Poi non mi è chiaro se l’archivio è una lista alla pari delle liste quali ‘prima o poi/forse’, ‘materiale di riferimento’, ‘in attesa’?
L’altra è: come gestisco il flusso di libri degli esami in corso? Meglio disporre una cassetta, cioè una sorta di lista ‘esami in corso’? Perché noto che i libri della materia che sto preparando in un preciso arco temporale tendono ad incasinarmi l’ordine che c’era nei miei libri 🙂 Grazie mille per la pazienza!
Buon pomeriggio, non ha nessun consiglio? 🙂
La ringrazio ancora dell’attenzione.