GTD podcast: David Allen parla delle interruzioni

Merlin Mann fondatore di 43Folders ha intervistato David Allen l’ideatore del Getting Things Done, approfondendo appunto diversi aspetti del GTD. Il risultato è stato suddiviso in una serie di podcasts pubblicati sia su 43Folders, sia sul sito della David Allen Company.
Gli argomenti sino ad ora trattati sono:

1. Introducing “Productive Talk” Podcast: 43 Folders meets David Allen
2. Podcast: Interview with GTD’s David Allen on Procrastination
3. Productive Talk 02: David Allen on patching GTD “leaks”
4. 43f Interview: GTD’s David Allen on the “Someday Maybe” list
5. 43f interview: David Allen on Getting Things Done with your team
6. David Allen Interview: Getting Things Done with Email
7. 43f Podcast: David Allen on interruptions

In particolare nell’ultimo podcast si parla di un tema caldo come quello delle interruzioni. David Allen racconta come alcuni dirigenti non ritengano le interruzioni fastidiose, ma anzi le vogliano perché hanno bisogno di sentire che il business si muove, che c’è fermento. Se non hanno continuamente nuovi input, lo ritengono un segnale di stagnazione.
A me sembra tanto l’affermazione di uno di quei dirigenti che non ha nulla da fare e ha bisogno, che qualcuno abbia bisogno di lui (scusate la ripetizione) per sentirsi importante. Conosco qualcuno così.
Io sinceramente preferisco fare a meno delle interruzioni (o almeno poterle contenere entro determinati limiti) e reputo che le occasioni per essere informati e per creare nuovi business si possano avere anche in occasioni più o meno formali (riunione, macchinetta del caffè, cena di lavoro, giro in barca etc), ma programmate.
David Allen poi rincara dicendo che se una persona applica bene il processo del GTD, allora è perfettamente in grado di gestire le interruzioni: nel senso che, non appena sopraggiunge una nuova interruzione (come per esempio una telefonata), ciò che stava facendo deve finire direttamente nell’inbox. Contestualmente alla cornetta del telefono, uno dovrebbe prendere subito un foglio e una penna. Finita la telefonata e processato immediatamente il foglio della telefonata stessa, uno ricomincia di nuovo dalla cassettina dell’inbox, dove si ritrova ciò che stava facendo prima di essere interrotto dalla telefonata.

È sicuramente vero che applicare alla lettera il processo GTD ti permetta di gestire le interruzioni, ciò non toglie però, che esse innalzano notevolmente il livello dello stress. Non a caso Merlin Mann racconta come negli uffici della David Allen Company, luogo dove si è svolta l’intervista, regni una certa calma e che si interrompa soltanto per due ragioni: quando uno abbia bisogno di confidarsi e per un’emergenza. Entrambe le cose sono sempre più importanti di ciò che stavi facendo !

Infine ritengo che l’eccessivo numero di interruzioni sia indice di almeno uno dei seguenti difetti:
1) cattiva organizzazione del lavoro, cioè ruoli e processi non ben definiti
2) cattiva organizzazione dei canali di comunicazione
3) organico sottodimensionato.
Ma forse a pensarci bene il punto 3) rientra nel primo.

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