9 strategie per ridurre le interruzioni

Le interruzioni sono uno dei più grossi nemici per la tua produttività, in quanto mediamente vieni interrotto 6 volte all’ora e dopo ogni interruzione ci metti dai 3 ai 15 minuti per riprendere la tua concentrazione su ciò che stavi facendo. Facendo il conto su 8 ore lavorative, questo vuol dire che nella migliore delle ipotesi vieni distratto per 144 minuti al giorno (cioè per più di 2 ore) !

Quante cose in più potresti fare ogni giorno soltanto dimezzando le interruzioni che subisci ?

L’efficacia del tuo lavoro aumenta in progressione geometrica se non hai interruzioni. – Andre Maurois Tweet

E’ quindi evidente che eliminare (o almeno ridurre) le interruzioni è una priorità fondamentale se vuoi aumentare la tua produttività.

Come PREVENIRE le interruzioni ?

La strategia più potente è quella di non farti trovare !

Sento già la tua obiezione “Ma io devo essere reperibile, mi devono trovare. Io non posso farlo… ”

Balle. Quello che tu devi fare è portare risultati e il fine giustifica i mezzi.

Ecco alcune tecniche per renderti irreperibile ed aumentare la tua produttività:

1. Cambia stanza. Io quando devo fare un lavoro in cui mi devo concentrare e non voglio essere disturbato vado in sala riunioni oppure (se ho bisogno del PC) nell’aula di informatica.
2. Chiudi la porta. Quando avevo un ufficio tutto per me tenevo la porta aperta quando ero disponibile, ma quando non c’ero oppure quando non volevo essere disturbato tenevo la porta chiusa. Allena i tuoi collaboratori, spiegagli che la porta chiusa vuol dire “Non disturbare !“, se necessario attacca pure un cartello fuori dalla porta.
3. Stacca il telefono. Spegni o metti in silenzioso sia il telefono fisso, che il cellulare. Se ne hai la possibilità, di’ alla segretaria di non passarti telefonate oppure imposta la deviazione delle chiamate verso un collega oppure inserisci la segreteria telefonica. Se non hai alcuna di queste opzioni, alza la cornetta del telefono in ufficio, così non puoi ricevere telefonate. Se qualcuno ti fa notare che il tuo telefono era sempre occupato, rispondi “Oh, per sbaglio ho messo giù male il telefono…“.
4. Spegni qualsiasi tipo di notifica delle email, social network etc. Quella piccola finestrella che si apre in basso sullo schermo ogni volta che arriva una email o un messaggio e il suono che lo accompagna, sposta ogni volta il tuo focus da quello che stavi facendo verso il nuovo messaggio. Entra nelle opzioni del tuo programma e disattiva qualsiasi tipo di notifica. Sarai tu, quando avrai finito la tua attività, a verificare se sono arrivati nuovi messaggi. Tanto, fintanto che ti dedichi alla tua attività, non puoi comunque dedicarti ai nuovi messaggi.

E quando non puoi assolutamente isolarti ?

Come MINIMIZZARE il numero di interruzioni ?

Se non puoi sparire e non farti trovare, devi in qualche modo scoraggiare l’avventore ad interromperti.

1. Ignoralo. Quando entra qualcuno, continua a fare quello che stavi facendo. A volte capisce che non è il momento.
2. Mettiti l’auricolare del telefono e, appena entra qualcuno, fai finta di parlare al telefono e con la mano fai cenno di fare silenzio e di tornare più tardi 😉
3. Rimanda. Alla persona che ti vuole interrompere, digli: “Sto facendo una cosa molto importante, la tua è una cosa veramente importante o puoi tornare più tardi ?“. Se ti dice che NON è una cosa importante, digli che ti mandi una breve email, altrimenti succederà che, quando tornerà, sicuramente ti interromperà in qualcosa altro.
4. Se nonostante tutto ricevi una telefonata, di’ che sei in una riunione e in questo momento non puoi parlare. Se vieni interrotto durante la tua vita privata, di’ che sei in bagno, che stai uscendo e non vuoi arrivare in ritardo oppure che sei con tuo figlio/a.

Viviamo in un mondo in cui si va avanti ad una velocità pazzesca e le informazioni viaggiano alla velocità della luce, questo ha reso le persone sempre più impazienti (vogliono tutto e subito da te), ma interrompere non fa altro che rallentarci e calare la nostra produttività, quindi se vuoi aumentare la tua produttività e ridurre il tuo stress, è necessario che intervieni sulle persone che ti interrompono e gli fai capire quando e per cosa e come ti devono contattare. Questo è un processo di addestramento che non avviene da oggi a domani e ad alcuni non piacerà affatto (tipo ad alcuni capi, che non tollerano un rifiuto, nè il fatto di non poter disporre come e quando vogliono dei propri collaboratori).

Quali sono le tecniche che usi TU per prevenire o ridurre le interruzioni ?

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